Не всегда достаточно сообщить руководству о какой-то проблеме устно. Более эффективный способ коммуникации — служебная записка, которую в дальнейшем используют в качестве основания для принятия необходимого управленческого решения.
Попробуйте бесплатно систему КОНСУЛЬТАНТПЛЮС Попробуйте бесплатно систему КОНСУЛЬТАНТПЛЮС
Когда и для чего составляют записки
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях такие записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно написать служебную записку руководителю, чтобы донести эту информацию до коллег.
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т. д.
Таким образом, существуют различные виды служебных записок, но обычно в них содержится информация, касающаяся рабочих моментов.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Коммерческие компании вправе вводить и использовать у себя самые разные шаблоны письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства, поскольку унифицированная форма служебной записки законом не установлена.
Вместе с тем на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила составления
Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).
Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Образцы для разных случаев
Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Рассмотрим, как выглядят служебные записки в различных ситуациях.
Подтверждение командировки
Премирование
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову Петру Петровичу
от начальника отдела продаж
Пэпэтэшина Петра Петровича
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2022 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.
Отсутствие на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Списание товарно-материальных ценностей
Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный ниже документ.
Необходимость ремонта оборудования
С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Отзыв из отпуска
Перевод на удаленную работу
Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.
На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать пример служебки об отсутствии на рабочем месте
Скачать образец записки о подтверждении командировки
Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Докладная записка — это служебный документ, который составляется, когда нужно донести до руководителя важную информацию: например, о том, что кто-то из работников бездельничает, нарушает дисциплину или позволяет себе некорректное поведение. Чтобы работника привлекли к ответственности, записка должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как она пишется и какие нюансы надо помнить при ее подаче.
Попробуйте бесплатно систему КОНСУЛЬТАНТПЛЮС Попробуйте бесплатно систему КОНСУЛЬТАНТПЛЮС
Виды служебных записок
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».
Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.
Классификация возможна по нескольким признакам:
- в зависимости от содержания:
- информационными, доносящими определенные данные до начальства;
- отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
- инициативными — с предложениями работника;
Особенности составления докладной записки
Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.
Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.
Обычно пишется в случаях:
- наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
- проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
- при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
- при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
- создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
- нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
- неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
- происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
- достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.
Что можно считать невыполнением должностных обязанностей
У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).
В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.
Как пишется докладная записка на сотрудника
Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.
Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.
Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:
- по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
- справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
- в середине — название документа;
- информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
- в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей
Директору
ООО «СпортТовары»
Григорьевой Ольге Петровне
от администратора магазина
Давыдовой Ирины Викторовны
Служебная записка
о нарушении должностных обязанностей
Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.
Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.
15.02.2019 г.
Образец 2: нарушение дисциплины
При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.
Докладная: образец при нарушении дисциплины
Директору
ООО «СпортТовары»
Григорьевой Ольге Петровне
от администратора магазина
Давыдовой Ирины Викторовны
Служебная записка
о нарушении трудовой дисциплины
Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.
Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.
Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.
15.02.2019 г.
Образец 3: о некорректном поведении
Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.
Директору
ООО «СпортТовары»
Григорьевой Ольге Петровне
от администратора магазина
Давыдовой Ирины Викторовны
Служебная записка
о некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.
Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.
15.02.2019 г.
Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.
Действия руководителя
Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.
Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником). Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.
Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Примеры докладных записок:
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
- Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
- Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
- Выводы и рекомендации автора записки.
Рекомендации к оформлению
Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
- название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
- получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
- название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
- ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
- короткая суть докладной;
- содержание тремя обособленными блоками;
- на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
- сведения об организации-отправителе;
- присвоенный документу номер;
- город, в котором составлена докладная;
- подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. ГрощенкоДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Записки
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
- Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
- Поиск пути решений проблемы.
- Согласование предстоящей работы.
- Запрос необходимых сведений.
- Формирование инструкций.
- Извещение о чем-либо.
- Объяснение той или иной вещи.
- Согласование с сотрудниками или руководителями.
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
- Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
- Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
- Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
- Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
- Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
- Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
- ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
- Служебная записка о приобретении оборудования 19208
- Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания 8379
- Служебная записка о необходимости нового сотрудника 17372
- Служебная записка на приобретение спецодежды 12448
- Служебная записка о закупке канцтоваров 11971
- Служебная записка о замене компьютера на новый 19218
- Служебная записка на компенсацию ГСМ 10825
- Служебная записка о замене принтера 10763
- Служебная записка о введении новой штатной единицы 14901
- Объяснительная записка о невыполнении плана продаж 22775
- Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке 19062
- Объяснительная записка о потере документов 19209
- Объяснительная записка о невыполнении поручения 19638
- Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте 18406
- Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов 28522
- Объяснительная записка о невыходе на работу 17142
- Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей 25871
- Служебная записка на списание материальных ценностей 16694
- Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей 17474
- Служебная записка о направлении в командировку 12293
- Служебная записка об увеличении заработной платы 13207
- Служебная записка о выходе на работу в выходной день 16582
- Служебная записка на выдачу денежных средств 14509
- Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте 15864
- Служебная записка о премировании сотрудников 13732
- Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры 79494
- Аналитическая записка 45886
- Служебная записка. Образец написания 77118
- Объяснительная записка 58441
- Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику 41226
- Записка-расчёт при увольнении по форме Т-61 28280
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — документ, способствующий повышению эффективности управления кадрами на предприятии, поскольку он позволяет руководству фирмы поддерживать должный уровень информированности о фактах пренебрежения сотрудниками своей работой. Как правильно составить данную записку? Ответ на этот вопрос рассмотрим в материале далее.
Вам помогут документы и бланки:
- Что фиксируется в документе?
- Структура и содержание докладной записки
- Где можно ознакомиться с образцом докладной записки о невыполнении должностных обязанностей?
- Итоги
Что фиксируется в документе?
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — документ, в котором отражается обнаруженный ответственным лицом организации факт пренебрежения выполняемой работой кем-либо из сотрудников (как правило, тех, что подчиняются данному лицу).
Документ чаще всего направляется руководителю отдела кадров, начальнику отдела, в котором работает лицо, составившее записку, либо директору фирмы, поскольку именно у них есть полномочия принимать решения по дисциплинарным вопросам.
Структура и содержание докладной записки
В верхней части докладной записки о невыполнении должностных обязанностей указываются сведения о составителе документа, а также о сотруднике организации, в чей адрес она направляется.
Далее фиксируется название документа — «Докладная записка». Затем от лица составителя документа указываются факты, о которых он считает нужным уведомить руководителя фирмы или иного компетентного сотрудника.
Указав соответствующие факты, составитель докладной записки может рекомендовать руководству принять в отношении сотрудника, который пренебрег качеством своей работы, те или иные дисциплинарные меры или кадровые решения. Например, если человек находится на испытательном сроке, руководству может быть рекомендовано не оформлять его на постоянной основе.
Что касается рекомендаций по увольнению человека, уже подписавшего трудовой договор с фирмой, составителю записки стоит внимательно сопоставить сущность проступка подчиненного с допустимыми причинами для увольнения по инициативе работодателя, которые перечислены в ст. 81 ТК РФ. Если действия подчиненного явно не подходят под те, что прямо указаны в Трудовом кодексе, то лучше обойтись менее радикальными рекомендациями для руководства — такими, например, как вынесение строгого выговора.
Далее в докладной записке о невыполнении должностных обязанностей составитель указывает дату формирования документа, свои Ф.И.О., должность, а также ставит подпись.
К докладной записке могут прилагаться документы, подтверждающие факты нарушения сотрудником трудовой дисциплины, допущенные ранее. Например, это могут быть копии приказов генерального директора о дисциплинарном взыскании.
При неоднократном невыполнении должностных обязанностей, сотрудника можно уволить. Как оформить увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Где можно ознакомиться с образцом докладной записки о невыполнении должностных обязанностей?
Скачать образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей вы можете на нашем портале по ссылке ниже:
Итоги
Докладная играет важную роль с точки зрения своевременного информирования руководства о качестве трудовой дисциплины в различных подразделениях фирмы. Документ предполагает обязательное указание всех фактов, свидетельствующих о пренебрежении тем или иным сотрудником качеством выполнения обязанностей, а также рекомендаций составителя записки относительно последующих кадровых решений.
Ознакомиться с иными нюансами кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:
- «Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении»;
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец-2021».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Служебная записка. Образец написания
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
