Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения банковских выписок (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Банки:
- 4005
- 4006
- Анкета выгодоприобретателя
- Анкета клиента
- Аренда банковской ячейки
- Ещё.
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Ещё.
Судебная практика: Срок хранения банковских выписок
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 04.10.2021 N 88-14228/2021, 2-2551/2020
Категория спора: Заем.
Требования займодавца: О взыскании основного долга по договору займа.
Обстоятельства: Истец указал, что в связи с отсутствием оплаты, истец просил взыскать с ответчика задолженность по договору.
Решение: Удовлетворено в части. Как следует из протокола судебного заседания от 10 марта 2020 г. договор займа и платежные поручения обозревались в подлиннике, факт перечисления денежных средств на счет ответчика подтвержден ответами банков, не предоставление выписки по счету из ПАО «Р» на сумму 1387200 руб. в связи с уничтожением документов за истечением срока хранения не свидетельствует об ее отсутствии, кроме того, платежное поручение на указанное сумму N 11 от 30 января 2009 г. не оспорено, указание в платежных поручениях о перечислении 2092 10 руб. по договору займа от 30 января 2009 г. вместо 29 января 2009 г. не может освобождать от обязательства по возврату денежных средств при отсутствии сведений о заключении договора в дату 30 января 2009 г., совпадении всех иных данных с договором от 29 января 2009 г.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 03.02.2022 N 01АП-8361/2018 по делу N А11-10011/2018
Требование: Об отмене определения об отказе во включении требований в реестр требований кредиторов должника.
Решение: Определение оставлено без изменения. При этом представленную Мироновым В.Н. к пояснениям от 09.11.2020 выписку по расчетному счету ООО «ИТК» о перечислении 40 000 000 руб. (заверенную специалистом Сбербанка 21.10.2020) суд правомерно признал ненадлежащим доказательством, поскольку на официальные запросы и истребования суда, выписки по расчетному счету ООО «ИТК» не представлены в связи с отсутствием технической возможности и истекшим сроком хранения информации (письма ПАО Сбербанка от 11.03.2021, от 25.06.2021). Кроме того, шрифт графы выписки отличается от других строк. К данному доказательству суд относится критически.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения банковских выписок
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо представило приходно-кассовый ордер и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. Правомерен ли отказ налогового органа?
(Консультация эксперта, 2020) Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо вместе с декларацией 3-НДФЛ в 2020 г. представило в качестве подтверждающих документов приходно-кассовый ордер о внесении денежных средств на счет и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств по договору участия в долевом строительстве. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. При обращении в банк за выпиской от 2013 г. был получен отказ в связи с истечением сроков хранения. Правомерен ли отказ налогового органа в предоставлении имущественного вычета?
Нормативные акты: Срок хранения банковских выписок
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Раздел 4. Хранение документов
4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2 изменен с 1 января 2021 г. — Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5460-У
4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Абзац утратил силу с 27 марта 2018 г. — Указание Банка России от 15 февраля 2018 г. N 4722-У
Информация об изменениях:
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
Информация об изменениях:
Пункт 4.3 изменен с 1 января 2021 г. — Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5460-У
4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.
В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.
Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.
4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6 изменен с 1 января 2022 г. — Указание Банка России от 24 марта 2021 г. N 5753-У
4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
«Срок хранения ___________________________
Архивный индекс
____________________________________________________________________
(полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации
(наименование ее филиала)
Документы за «___»___________ ____ г.
по балансовым по внебалансовым
счетам счетам
Сумма _________ руб. ____ коп. _________ руб. ____ коп.
Из них:
хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:
кассовые документы _________ руб. ____ коп. _________ руб. ____ коп.
по операциям с иностранной валютой:
бухгалтерские документы _______ руб. ____ коп. _______ руб. ____ коп.
срок хранения _______________
кассовые документы _________ руб. ____ коп. _________ руб. ____ коп.
срок хранения _______________
по операциям с драгоценными металлами:
бухгалтерские документы _________ руб. ____ коп. _______ руб. ____ коп.
срок хранения _______________
кассовые документы ___________ руб. ____ коп. ____________ руб. ____ коп.
срок хранения _______________
и так далее по документам с разными сроками хранения;
хранятся в электронном виде:
кассовые документы _________ руб. ____ коп. _________ руб. ____ коп.
бухгалтерские документы _________ руб. ____ коп. ________ руб. ____ коп.
и так далее по документам с разными сроками хранения.».В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
«документы сброшюрованы и подшиты __________________________________
_________________________________________________________________________
(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты
сброшюрованных документов)».На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись «С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.
Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.
Допускается возможность подписания электронной подписью обложек папки сброшюрованных документов, а также справок о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде.
4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2-4.6 настоящей части.
4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее — выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).
Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.
Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.
На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.
Срок хранения банковских выписок и платежных поручений
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения банковских выписок и платежных поручений (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Банковский счет:
- 201 23
- Акт инвентаризации расчетного счета
- Арест банковского счета
- Арест счета
- Банк клиент
- Ещё.
- Платежное поручение:
- 11100
- 18210202090072110160
- 18210301000011000110
- 20100
- 39310202050072100160
- Ещё.
Судебная практика: Срок хранения банковских выписок и платежных поручений
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 04.10.2021 N 88-14228/2021, 2-2551/2020
Категория спора: Заем.
Требования займодавца: О взыскании основного долга по договору займа.
Обстоятельства: Истец указал, что в связи с отсутствием оплаты, истец просил взыскать с ответчика задолженность по договору.
Решение: Удовлетворено в части. Как следует из протокола судебного заседания от 10 марта 2020 г. договор займа и платежные поручения обозревались в подлиннике, факт перечисления денежных средств на счет ответчика подтвержден ответами банков, не предоставление выписки по счету из ПАО «Р» на сумму 1387200 руб. в связи с уничтожением документов за истечением срока хранения не свидетельствует об ее отсутствии, кроме того, платежное поручение на указанное сумму N 11 от 30 января 2009 г. не оспорено, указание в платежных поручениях о перечислении 2092 10 руб. по договору займа от 30 января 2009 г. вместо 29 января 2009 г. не может освобождать от обязательства по возврату денежных средств при отсутствии сведений о заключении договора в дату 30 января 2009 г., совпадении всех иных данных с договором от 29 января 2009 г.Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения банковских выписок и платежных поручений
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Налог на прибыль: судебная практика: Комментарии. Рекомендации. Риски и возможности: Справочное пособие»
(Андреев В.Д.)
(под ред. М.Ф. Ивлиевой, А.А. Никонова)
(«Статут», 2007) Общество реализовало ценные бумаги (акции ОАО «Газпром»), приобретенные в 1996 — 1997 гг., уменьшив налоговую базу на стоимость акций. Документы, подтверждающие расходы на приобретение акций, были уничтожены в 2003 г. При проверке за 2004 г. инспекция исключила часть расходов, так как общество не доказало, что третьим лицам за акции уплачена та сумма, которая отражена в учете. Суд посчитал решение инспекции правомерными, так как пояснения общества об уничтожении документов по истечении срока их хранения, реестр договоров на покупку акций, выписки со счета депо, выписки банка, регистр учета стоимости списанных акций, копии электронных платежных поручений, аудиторские заключения, история лицевых счетов не свидетельствуют об оплате за ценные бумаги. В документах отсутствует информация, позволяющая связать приобретение акций с перечислением денежных средств, поскольку реестр договоров, как и регистр расчета стоимости акций, составлен самим обществом и не является первичным документом. Выписки со счета депо содержат лишь сведения о количестве акций, в выписках по лицевым счетам не указаны основания для платежа.Срок хранения выписок по счетам в банке
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения выписок по счетам в банке (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Банковский счет:
- 201 23
- Акт инвентаризации расчетного счета
- Арест банковского счета
- Арест счета
- Банк клиент
- Ещё.
Судебная практика: Срок хранения выписок по счетам в банке
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 04.10.2021 N 88-14228/2021, 2-2551/2020
Категория спора: Заем.
Требования займодавца: О взыскании основного долга по договору займа.
Обстоятельства: Истец указал, что в связи с отсутствием оплаты, истец просил взыскать с ответчика задолженность по договору.
Решение: Удовлетворено в части. Как следует из протокола судебного заседания от 10 марта 2020 г. договор займа и платежные поручения обозревались в подлиннике, факт перечисления денежных средств на счет ответчика подтвержден ответами банков, не предоставление выписки по счету из ПАО «Р» на сумму 1387200 руб. в связи с уничтожением документов за истечением срока хранения не свидетельствует об ее отсутствии, кроме того, платежное поручение на указанное сумму N 11 от 30 января 2009 г. не оспорено, указание в платежных поручениях о перечислении 2092 10 руб. по договору займа от 30 января 2009 г. вместо 29 января 2009 г. не может освобождать от обязательства по возврату денежных средств при отсутствии сведений о заключении договора в дату 30 января 2009 г., совпадении всех иных данных с договором от 29 января 2009 г.Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2021 N 14АП-5388/2021 по делу N А13-8523/2018
Требование: О признании недействительным решения налогового органа о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части доначисления НДС, начисления пеней и штрафных санкций по НДС.
Решение: В удовлетворении требования отказано. Ивановой С.И. на счет ООО «ПродТорг» внесены денежные средства для осуществления уставной деятельности, обоснованно не принята судом, поскольку в отсутствие приходных кассовых ордеров (уничтожены банком по истечении срока хранения) данные записи не свидетельствуют о реальном участии Ивановой в деятельности ООО «ПродТорг». Кроме того, инспекцией представлены сводные данные налоговой отчетности о доходах Ивановой С.И. за период с 2005 по 2017 годы (том 27, листы дела 56-57), из которых следует, что финансовой возможности внесения указанных в выписке банка средств на счет ООО «ПродТорг» у Ивановой С.И. не имелось.Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения выписок по счетам в банке
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо представило приходно-кассовый ордер и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. Правомерен ли отказ налогового органа?
(Консультация эксперта, 2020) Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо вместе с декларацией 3-НДФЛ в 2020 г. представило в качестве подтверждающих документов приходно-кассовый ордер о внесении денежных средств на счет и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств по договору участия в долевом строительстве. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. При обращении в банк за выпиской от 2013 г. был получен отказ в связи с истечением сроков хранения. Правомерен ли отказ налогового органа в предоставлении имущественного вычета?Нормативные акты: Срок хранения выписок по счетам в банке
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году
В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах. Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе
Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями
Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Документы учетной политики
Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним
Промежуточная — 5 лет
Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ
Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом
Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка
Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;
5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним
4 года с момента последней записи
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов
Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ
Документы по зарплате
Положения об оплате труда и премировании работников
Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Реестры сведений о доходах физлиц
Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— делопроизводство закончено до конца 2002 года;
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет
Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Табели учета рабочего времени
Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи
Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Кадровые документы
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок
Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных
Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Согласие на обработку персональных данных
3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва
Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о дисциплинарных взысканиях
Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявки о потребности в иностранцах
Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о направлении в командировку
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков
Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей
Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров
Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет
Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении
Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним
Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные дела и личные карточки работников
Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Уведомления, предупреждения работников
Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии
Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки
Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о списании основных средств
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс
5 лет после выбытия имущества
Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН
Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Экспертно-аналитические документы
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов
Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
План финансово-хозяйственной деятельности
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
— по месту утверждения
Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— по месту разработки
Отчеты о выполнении планов ФХД
Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры и соглашения
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет
Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор дарения (пожертвования) имущества
До ликвидации организации
Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы по залогу недвижимости
10 лет с момента истечения срока действия договора
В случае спора документы хранят до принятия решения по делу
Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества
До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств
Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу
Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества
Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
«Клерк.Разборы» — эксклюзивные и полезные статьи от редакции
Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.
У вас уже есть подписка?
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица
Автор Алексей Крайнев
При участии Наталья Бокова
Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.
Как и кто определяет сроки хранения документов
В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями.
Прежде всего, это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);
Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).
Важно
Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа. При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.
Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок отсчитывается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно
Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения документов (протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).
По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).
Внимание
Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236). Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).
С 1 сентября 2021 года работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 (также см. « Роструд: работники больше не должны расписываться в личных карточках по форме № Т-2 »). Что делать с карточками, которые были заведены до этой даты? В Роструде считают, что даже если организация решила отказаться от ведения формы Т-2, необходимо обеспечить хранение старых карточек как архивных документов в течение 50 (75) лет.
Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236).Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).
В связи с переходом на электронные трудовые книжки, часто возникает такой вопрос: надо ли хранить копию бумажной трудовой, если работник выбрал ЭТК? В Роструде считают , что такой обязанности у работодателя нет. После выдачи работнику оригинала бумажной трудовой, работодатель освобождается от необходимости хранить этот документ.
Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236).
Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.
Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236).
Также пятилетний срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).
Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236). Отметим, что п латежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).
Внимание
Документы, созданные в рамках кадрового электронного документооборота, полагается хранить «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (ст. 22.3 ТК РФ). Таким образом, работодатели, которые перешли на кадровый ЭДО, обязаны обеспечить сохранность таких документов в течение указанных выше сроков. Также см. « Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс ».
Сроки хранения налоговых документов
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет. Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
Важно
Исключение сделано для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).
Проведите автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами Подключиться к сервису
Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).
Внимание
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет (ст. 309 Перечня № 236).
С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.
Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет Сдать бесплатно
Всю переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236). Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).
Справка
Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним (ст. 224 Перечня № 236).
Получайте уведомления о госзакупках для малого и среднего бизнеса Настроить рассылку
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.
Исходя из формы номенклатуры дел, утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.
Справка
При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.
Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».
Внимание
В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.
Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.
ВАЖНО
Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.
Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами Входящие бесплатно
Штрафы за нарушение порядка хранения документов
Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС.
Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках « встречки » , либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ; подробнее см. « ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать » и « ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование »). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Внимание
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.
За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).
Новые сроки хранения документов: таблица с изменениями
Периоды времени хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, нужно было определять на основании приказа Минкультуры от 25.08.10 № 558. После этой даты следует руководствоваться Перечнем № 236. В таблице приведены наиболее важные для бухгалтеров документы, в отношении которых изменились сроки хранения.
Документ
Новый срок
Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества
до ликвидации организации
