Как обосновать необходимость сотрудника образец

Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

• Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
• Выражение просьбы заменить оборудование.
• Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

• Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
• Должность и ФИО составителя записки.
• Наименование документа.
• Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
• Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
• Дату и подпись работника, составившего документ.

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

«16» января 2021 года

Николаев / А.А. Николаев

Составляем служебку обосновывающую необходимость в новом сотруднике + Примеры + рекомендации

Стабильно развивающейся организации постоянно требуется новый персонал. При составлении штатного расписания не всегда есть возможность точно запланировать то количество сотрудников, которое необходимо для удовлетворения производственных нужд предприятия. Например, при открытии новой торговой точки увеличивается объем работы бухгалтерии, отдела закупок и продаж.

Если такая ситуация действительно возникла, то руководитель подразделения должен доложить о проблеме вышестоящему руководству, составив служебную записку о необходимости приема на работу нового сотрудника .

Документальная форма в 2022 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Служебка на прием на работу сотрудника (скачать пустой бланк бесплатно в формате word) Заполненный документ (заполненный образец) Наглядный пример ниже на странице ↓

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Правовая сторона

В законодательстве нет четкого указания на то, каким документом оформляется обращение к руководителю с просьбой внести новую штатную должность в конкретное подразделение компании. Многие организации пользуются служебной запиской . Однако есть возможность разработать форму документа самостоятельно и закрепить ее в учетной политике.

Служебная записка составляется в форме обращения, и составляется она по одной из причин:

• введение новой штатной единицы в связи с увеличением объема работы;
• привлечение высокопрофессионального специалиста;
• введение в штат новой должности, в которой появилась необходимость в связи с открытием подразделения, началом выпуска новой продукции, изменением законодательства и прочим причинам.

Например, если организация начинает производить продукцию, которая требует обязательной сертификации, то в штат следует ввести новую должность по оформлению необходимой документации.

Кто и когда составляет

Служебная записка чаще всего составляется руководителем подразделения , где возникла необходимость в расширении штата. Также она может быть написана сотрудником, объем работы которого существенно увеличился .

В зависимости от того, кто является составителем и масштабов компании служебная записка может быть передана:

• непосредственному начальнику;
• руководителю компании.

При положительном решении директора (генерального директора) издается приказ, на основании которого кадровик вносит изменения в штатное расписание.

Правила составления

Служебная записка, являясь первичным документом, должна содержать необходимые реквизиты:

• название документа и организации;
• дату, когда составлена;
• суть обращения;
• информацию о составителе и получателе;
• подпись.

Об этом сказано в ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения служебной записки о приеме на работу нового сотрудника определяет сама организация и отражает это в учетной политике.

28 ноября 2022

• 4714 просмотров

Поделись статьЁй с друзьями! Просмотры: 322,156

Вы попали в ситуацию, когда от вас потребовали предоставить документ, называемый автобиографией. Это могло произойти при посещении некоторых государственных учреждений, а также при поступлении на государственную службу.

По сути, не имеет значение куда вы будете представлять эту бумагу. Она должна быть написана с соблюдением определенных правил и норм, которые диктуются подведомственными актами госпредприятий, либо нормами, выработанными в результате многочисленных практик.

Вы можете прямо сейчас взглянуть на представленные образцы и по ним описать историю свой жизни, начиная с учебной парты. А мы попробуем разобраться в нюансах и тонкостях составления автобиографии при трудоустройстве на госслужбу и не только.

Автобиография при трудоустройстве! Зачем?

Кадровику коммерческой организации достаточно будет узнать о ваших трудовых подвигах с помощью обычного резюме, а вот при поступлении на службу в некоторые государственные органы наверняка придется писать историю своей жизни, начиная со школьной парты. И другого варианта нет, так как этого требуют подведомственные акты многих госучреждений. Например, автобиография является обязательным для трудоустройства документом, если соискатель:

Просмотры: 3,871

Время от времени на предприятии происходят кадровые передвижки. Освобождаются, либо появляются новые, более привлекательные должности для соискателей. На вакантное место может быть принят новый, либо повышен в должности перспективный сотрудник из штата предприятия.

Если руководитель подразделения считает, что на свободное место подойдет проверенный сотрудник, то он может доложить об этом вышестоящему руководству, составив соответствующую служебную записку на повышение в должности сотрудника .

13.февраля.2022 Просмотры: 2,989

Рекомендательное письмо от работодателя формируется, как правило, либо незадолго до, либо после увольнения сотрудника. В некоторых организациях наличие рекомендательного письма с прошлого места работы является обязательным условием; если в искомой организации такого требования нет – письмо определенно поможет соискателю получить дополнительные баллы при приеме на новую работу , а работодателю – сформировать конструктивное мнение о претенденте на вакантную должность.

Образец в 2022 году

Вы можете прямо сейчас скачать образец письма и заполнить, основываясь на наших рекомендациях:

26.января.2022 Просмотры: 23,701

Подрядчик выполнил все необходимые работы на объекте и дело за малым, принять их качество в соответствии с заключенным договором, представленными спецификациями и нормами. Для того, чтобы провести такого рода процедуру целесообразно использовать так называемый – акт сдачи-приемки выполненных (произведенных) работ. Такой документ позволит более тщательно и детально изучить подготовленный объект (работу на нем), зафиксировать недоделки и недоработки, принять задание полностью, или частично.

Стоит сразу отметить, что бумага не носит обособленный характер, – она лишь подтверждает исполнение заявленных обязательств одной стороной и согласие с их выполнением другой стороной (заказчиком).

Документ может служить основанием для произведения расчета и поэтому к его составлению и заполнению нужно подходить с ответственностью.

Если ваших знаний достаточно для правильного оформления и составления документа и вам нужны только актуальные формы, то эта подборка для вас. Вы будете правы, если прямо сейчас скачаете и заполните простой образец бланка (2022 года) в формате word самостоятельно, либо по предложенному шаблону (примеру).

08.октября.2021 Просмотры: 1,281

При различных обстоятельствах сотрудник может быть переведен на другую должность. В статье мы рассмотрим вопрос составления приказа о переводе в рамках организации , в которой работает сотрудник, однако возможно и перемещение работника из одной организации в другую, но форма приказа при этом кардинально отличаться не будет (как правило, в этом случае сотрудник меняет место работы, но не должность, хотя изменение должности при переводе на другую работу возможно).

Перевод трудящегося на другую должность в этой же организации осуществляться может на основании ряда причин. Чаще всего это происходит из-за передвижения сотрудника вверх или вниз по карьерной лестнице или из-за изменившихся показателей здоровья, требующих создания других условий труда. Кроме того, при производственной или иной необходимости, возможен временный перевод на другую должность.

Какой бы ни была причина перевода, главное — правильно с юридической точки зрения оформить изменение должности сотрудника. Главным документом, предшествующим переводу, является приказ, составленный на основании унифицированной формы Т-5 (хотя допускается и составление в св

Составляем Служебку о направлении сотрудника на Обучение + Примеры

Современный мир меняется и развивается очень бурными темпами, так же быстро устаревают знания, которые еще пять-десять лет назад были актуальными. Большинству предприятий, чтобы оставаться на плаву, приходится периодически повышать квалификацию своих работников. Инициатором получения направления на обучение может быть, как руководство, так и непосредственно работник организации.

Служебная записка на дополнительное обучение — первичный документ, который информирует руководство, что для дальнейшей плодотворной работы сотруднику необходимо получение новых знаний и он готов для этого.

Грамотный образец приказа в 2022 году

Вы можете прямо сейчас скачать образец служебки и заполнить его по нашим рекомендациям:

Заполненный вариант (заполненный образец) Наглядный пример ниже на странице ↓

Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…

Правовая сторона

Обучение за счет работодателя, берущее начало со служебной записки, подразумевает инициативу со стороны работника, а не руководителя. В этом случае успех предприятия зависит от того, разрешит ли работодатель пройти сотруднику необходимый учебный курс, поскольку так или иначе работодателю придется нести определенные затраты.

Право работника на получение дополнительного образования гарантируется ст. 197 ТК РФ , но на практике получить разрешение от руководства довольно непросто, особенно если предполагаемый образовательный процесс долговременный и не по профилю основной специальности. В этом случае может помочь специальный ученический договор, согласно которому работник будет обязан отработать определенный срок после завершения обучения , компенсируя потраченные организацией время и финансовые вложения.

При положительном решении на обучение служебная записка будет служить основанием для приказа руководителя организации, а возможно, и для заключения ученического договора. Поэтому оформлять ее необходимо по правилам и стандартам, применяемым в деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) . Срок хранения документа в архиве канцелярии – не менее 5 лет (ФЗ-125) .

Кто и когда создает документ

Служебка на повышение квалификации сотрудника может быть написана как работником компании, который хочет повысить уровень своих знаний, так и его непосредственным руководителем, который ощущает нехватку компетентных специалистов в какой-либо из сфер деятельности его отдела.

В последнем случае руководителю необходимо предварительно переговорить со своими сотрудниками, выяснить, кто из них готов пройти курсы по повышению квалификации, и заручиться его согласием (желательно в письменном виде). Уже после этого руководитель составляет служебную записку, указывая в ней как необходимость обучения, так и остальные вопросы, связанные как с местом и сроками учебы, так и с тем, как будут осуществляться замещение работника.

Документ предварительно регистрируется в канцелярии и подается непосредственно руководителю организации.

Правила составления и оформления

Унифицированной формы для подобного документа не существует. Записка пишется в свободном стиле на стандартном листе писчей бумаги. Поскольку документ может стать основанием для приказа директора, следует оформлять его грамотно, в лаконичном и последовательном ключе .

Обязательными для деловой документации такого рода являются следующие структурные элементы:

• «шапка» стандартной формы — наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя записки и лица, которому она адресована;
• вид документа, его название;
• основная информативная часть;
• дата составления записки, подпись автора;
• отметки, относящиеся к внутреннему документообороту – входящий номер, дата принятия к рассмотрению, позже – резолюция директора.

Специфика оформления документа

Отличительной особенностью служебной записки c просьбой о направлении на обучение является то, что кроме четко выраженного желания (или согласия) работника на дополнительное обучение, в документе должна быть перечислена вся сопутствующая информация:

• учебное заведение, в котором планируется проведение учебного курса;
• название курса или будущей специальности;
• сроки;
• форма обучения;
• способ оплаты (при платном варианте).

28 ноября 2022

• 8089 просмотров

Составляем Служебку на обоснование должностного повышения сотрудника компании + Примеры + рекомендации

Время от времени на предприятии происходят кадровые передвижки. Освобождаются, либо появляются новые, более привлекательные должности для соискателей. На вакантное место может быть принят новый, либо повышен в должности перспективный сотрудник из штата предприятия.

Если руководитель подразделения считает, что на свободное место подойдет проверенный сотрудник, то он может доложить об этом вышестоящему руководству, составив соответствующую служебную записку на повышение в должности сотрудника .

Документальная форма в 2022 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Служебная записка о повышении в должности (скачать пустой бланк бесплатно в формате word) Заполненный документ (заполненный образец) Наглядный пример ниже на странице ↓

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Правовая сторона

Нет унифицированной формы документы и указания на то, что она обязательно должна составляться. Но согласно статье 7 ТК РФ перевод на другую должность должен оформляться новым трудовым договором.

Для его составления нужно основание. Лучший вариант — подача служебной записки руководителем подразделения, в котором намечаются кадровые перемены. Служебка пишется в одном экземпляре и подается на рассмотрение директору (генеральному директору) . После рассмотрения и одобрения последним составляется приказ.

Необходимость в кадровых возникает, когда:

• происходит увольнение по любой из причин;
• уход на пенсию или по болезни;
• введение новой должности.

Повышение может носить временный характер, если кадровый работник отсутствует по какой-либо причине :

• длительная болезнь;
• прохождение обучения;
• временный перевод во вновь открывшееся подразделение для обучения персонала;
• прочие причины личного и производственного характера.

В этом случае порядок действий ничем не отличается от постоянного перевода.

Кто и когда составляет

Инициативу обычно берет на себя старший по должности сотрудник подразделения. Чаще всего он намечает кандидатуру, которая способна занять освободившееся место. При этом учитывается:

• отношение к трудовым обязанностям;
• образование;
• стаж работы;
• трудовые показатели;
• личные качества.

Инициатор пишет свои соображения по поводу новой кандидатуры, оформляя это в служебной записке.

В практике делового общения лицо, составившее документ, лично приносить на подпись директору служебную записку на повышение в должности сотрудника. Объяснение простое: может потребоваться устный комментарий и дополнительная информация в отношении лица, указанного в документе.

Правила составления и оформления

Жесткого регламента бланка документа не существует. Некоторые организации самостоятельно разрабатывают шаблон бланка «служебная записка», закрепляют в учетной политике. В этом случае:

• заполнение бланка является обязательным для данного юридического лица;
• его легко заполнять, внося необходимые сведения.

В большинстве случаев документ пишется от руки на бумажном листе формата А4. В соответствии с положениями гл.9 ч.1 402-ФЗ первичный документ должен содержать:

• дату составления;
• название документа;
• причину, побудившую его составить;
• ФИО и должность сотрудника, на которого делается указание;
• подпись составителя.

До подачи записки составивший ее должен согласовать вопрос с тем лицом, которое является кандидатом на вышестоящую должность. Только после этого рассматривать вопрос с директором (генеральным директором).

Поэтапное заполнение пунктов

Документ, касающийся перевода работника на вышестоящую должность, должен быть красиво и грамотно заполнен. Для этого нужно внести пошагово все пункты, чтобы служебка отвечала на все вопросы и не вызвала нареканий у проверяющих.

При положительном решении составляется приказ. Кадровики готовят новый трудовой договор. После его подписания и выхода приказа заносится запись в трудовую книжку.

28 ноября 2022

• 3871 просмотр

Служебная записка о введении новой штатной единицы

Любому структурному подразделению по различным причинам может потребоваться дополнительная штатная единица. Посредством служебной записки о введении новой штатной единицы руководитель подразделения доводит до руководителя организации сведения о необходимости расширения штата.

Обязательна ли служебная записка

Оргструктура предприятия, ее состав и штатная численность определяются документом, называемым «штатное расписание». Штатное расписание утверждается и вводится в действие руководителем организации. На основании «штатки» рассчитывается фонд оплаты труда работников, планируются расходы на зарплату и надбавки.

Поскольку введение новой штатной единицы потребует дополнительных затрат, оно должно быть обосновано.

Иногда руководитель организации сам может принять решение о том, что какому-то подразделению необходим сотрудник.

Однако если организация крупная, руководитель может в силу известных причин не иметь информации о том, что конкретному подразделению не хватает кадров. В этом случае инициатором введения новой штатной единицы будет руководитель соответствующего подразделения.

Как обосновать необходимость нового сотрудника

Увеличение числа работников в подразделении может потребоваться по следующим причинам:

1. организация расширилась, и на подразделение в целом увеличилась нагрузка. Это может быть как физическое расширение зоны обслуживания (например, возведение нового здания), так и увеличение объема работ (например, увеличение числа машин, которые требуется обслуживать);
2. было произведено избыточное сокращение штата, по итогам которого подразделение перестало справляться с нагрузкой;
3. сократилось или было упразднено другое подразделение, и его обязанности легли на работников подразделения, которому теперь требуется штатная единица и так далее.

Составление служебной записки

Формы служебных записок, в том числе и записки о введении новой штатной единицы, законом не регламентированы. На нашем сайте имеются функциональные бланк и образец записки, которым также можно воспользоваться в работе. В бланк потребуется внести следующие данные:

1. в правом верхнем углу потребуется указать должность и ФИО руководителя организации в дательном падеже и название организации;
2. ниже под ним указываются должность, структурное подразделение и ФИО автора записки;
3. в центре листа или слева пишется название документа «служебная записка», а под ним — заголовок, например, «о введении новой штатной единицы в АХО».
4. в тексте записки указывается на необходимость нового работника и приводится ее обоснование;
5. в заключение ставится подпись автора записки и дата.

Руководитель, рассмотрев записку, принимает решение об удовлетворении просьбы или об отказе.

Если результат рассмотрения записки положительный, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, а само расписание переутверждается заново.

После утверждения обновленной «штатки» в подразделении появляется вакансия, на которую можно будет принять нового работника.

Хранение

Служебные записки с резолюцией руководителя прикладываются к приказам о внесении изменений в штатное расписание. Хранятся они вместе с материалами к приказу постоянно.

Обоснование для введения штатной единицы

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

Наталья Храмцовская, член Гильдии управляющих документацией и «ARMA International»

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

● исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года);

● входящая служебная корреспонденция (1215);

● обращения граждан (510);

● распоряжения вышестоящих организаций (429);

● распоряжения руководителя (232);

● входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

● «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;

● «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;

● «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

Наименование работы: обработка отправляемых документов

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

● Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.

● Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2–3 % от общей численности работников.

● Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации – поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела – 2,5 см ).

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см. таблицу).

Число документов в месяц

Норма, часов на документ